Jak připravit Excel pro zpracování a vizualizaci dat

Představte si, že máte skvělý nástroj na vizualizaci dat – třeba Power BI, Metabase, Grafana nebo jiný. A pak vám někdo předá Excelový soubor… ale místo datových pokladů je to chaos. Měsíce v různých sloupcích, číselné hodnoty smíchané s textem, sloupce s mezerami nebo „pěkně“ sloučené buňky.

Přesně tady začíná rozdíl mezi krásnou datovou vizualizací a noční můrou při práci s daty. V tomto článku se podíváme, jak Excel upravit tak, aby s ním šla dělat skutečná magie.

1. Data patří do tabulky 📊

Základem každého zpracování je tzv. plochá tabulka – tedy žádné mezery, sloučené buňky nebo dvě tabulky vedle sebe.

Základní pravidla:

✅ První řádek = názvy sloupců
✅ Každý další řádek = jeden záznam.
✅ Každý sloupec má jednoznačný typ (např. číslo, datum, text)
✅ Žádné prázdné řádky ani sloupce mezi daty
✅ Nic kolem tabulky!

2. Použijte nástroj „Formátovat jako tabulku“

V Excelu existuje šikovná funkce: Ctrl + T (nebo „Vložit → Tabulka“). Tím jasně označíte rozsah dat a získáte spoustu výhod:

✅ Automatické záhlaví
✅ Dynamická práce s daty (např. při importu)
✅ Lepší přehlednost

3. Žádné sloučené buňky, barvičky ani obrázky

Ano, tabulka má být nudná. Barvy a grafické prvky si nechte až na výslednou vizualizaci. Pro zpracování platí:

❌ Žádné sloučené buňky
❌ Žádné prázdné názvy sloupců
❌ Žádné výpočty mezi řádky (např. součty)
❌ Žádné poznámky v buňkách – vše musí být data

📥 Bonus: Import tabulky do jiného sešitu? Snadněji, než si myslíte

Pokud máte data správně připravená jako tabulku, je jejich import do jiného Excel sešitu hračkou.
V Excelu stačí:

V novém souboru zvolit:
Data → Z jiných zdrojů → Z Excelového souboru
Vybrat konkrétní tabulku, kterou chcete načíst.
A je to – můžete filtrovat, upravovat, vizualizovat
Jedním klikem obnovit data, pokud se původní soubor změní!

Tahle funkce dává klasickému Excelu úplně nový rozměr – můžete tak získat výkonný datový systém bez jediné buňky výpočtu navíc. A pokud tohle spojíte třeba s Power Query, posunete se zase o úroveň výš.

🆔 Bonus 2: Přidejte každému řádku jedinečný identifikátor

Pokud plánujete data importovat do databáze, vizualizovat nebo s nimi dále pracovat automatizovaně, doporučuji každému řádku v Excelu přiřadit jedinečný identifikátor (ID).

Umožňuje jednoznačně rozlišit záznamy
Ulehčuje aktualizace a synchronizaci
Umožňuje odkazování na konkrétní řádky (např. při párování dat)
Pomáhá udržet datovou integritu

🟢 Pokud chcete být ještě preciznější, můžete vytvořit ID pomocí kombinace více údajů (např. =ROK(Datum)&"-"&ŘÁDEK()), nebo použít unikátní alfanumerický kód.
💡 Tip: V databázích jako PostgreSQL se často používá ID jako primární klíč – je to základ pro správné fungování vztahů a přehledné dotazy.

Chcete vidět, co s daty dělat? 📈

Jak zpracovat a vizualizovat data na vlastním serveru?

Teď už víte, jak připravit Excel tak, aby se s ním dobře pracovalo. Ale co dál?
✅ Jak Excel propojit s databází?
✅ Jak data automaticky načítat, ukládat a zobrazovat v krásných grafech?
✅ A jak to celé zvládnout lokálně, bez cloudu a bez zbytečných nákladů?

👉 Přesně o tom je můj článek o zpracování a vizualizaci dat – kde popisuji, jak používám n8n, PostgreSQL a Metabase k tomu, abych z tabulek udělal plnohodnotné datové řešení.

Shrnutí

Dobře připravený Excel = hladké zpracování = skvělá vizualizace. Vyhněte se ručním zásahům a připravujte data jako profík – vyplatí se to.

🤖 Tip na závěr: Validujte data

Než Excel exportujete nebo zpracujete přes n8n, Python nebo jiný nástroj, zkuste si zkontrolovat:

❌ Neobsahují sloupce chybná data?
❌ Jsou všechny záznamy kompletní?
❌Jsou typy dat konzistentní?

Otázky?

K čemu je tabulka dobrá

Podstatně zjednodušuje a ulehčuje práci s daty.

Je jidinečné ID nutné

Pokud plánujete data přenášet do databáze, pak ho jednoznačně doporučuji v excelu mít

Dokážu automatizovaně validovat data

Toto je v Excelu truchu problém, nicméně můžete zkusit použít nástroj Ověření dat nebo Podmíněné formátování, jsou v něm vestavěné.